مراحل اصلی این تکنیک عبارتند از:
بناکردن فرضیه طوفانفکری: فرد تسهیلگر باید مهارت کافی و لازم را در زمینه گرفتن اطلاعات از گروه و ثبت آنها به طور همزمان داشته باشد. سؤالات مطرح شده هم نباید جهتدار باشد.
انتخاب افراد مناسب و شایسته برای گروه: افرادی که مشارکت نموده و نظرات با ارزشی ارائه دهند.
توضیح قوانین جلسه طوفانفکری برای اعضای گروه: این قوانین به شرح زیر می باشد:
با ارزش شمردن تمام ایدهها
ارائه هر ایده بهصورت کامل
ثبت شدن هر ایده بر روی برگه جهت تبادل
حذف نکردن ایدههای مشابه
هیچگونه قضاوت و ارزیابی روی ایدهها صورت نگیرد.
شنیدن و ثبت ایدهها، اطلاعات و نظرات اعضایگروه
بازنگری اطلاعات مطرح شده
ارتباطدادن اطلاعات با تمامی اعضا
3-3-3-2-2- روش دلفی
روشی برای رسیدن به اجماع نظر و توافق بین متخصصان یک رشته در باب موضوعی خاص است. این روش زمانی کاربرد دارد که تجمیع افراد مختلف متخصص ریسک در یک مکان امکانپذیر نباشد. در این روش پرسشنامههایی تدوین و میان خبرگان توزیع میشود، سپس پاسخها جمعبندی شده و بر اساس آنها پرسشنامه های جدید طراحی گشته و برای خبرگان ارسال میشود. این فرآیند تا زمانی ادامه مییابد که در نهایت اجماع حاصل شود. دفعات تکرار طرح و ارسال پرسشنامه ها بین 3تا 5 بار متغیر است. مؤفقیت این روش به توانایی تسهیلگر در طراحی سؤالها و جمعبندی پاسخها بستگی دارد. مراحل مختلف این روش به شرح ذیل میباشد:
وابستگی به توانایی شخص تسهیلگر در باب تهیه و طرح پرسشنامه و جمعبندی پاسخها
طراحی پرسشنامه: سؤالات باید به گونهای طرح شود که اطلاعات باارزشی کسب و همچنین موجب تولید ایدههای خلاق شود.
جمعآوری و جمعبندی پاسخهای متخصصان: در این مرحله هم میتوان به متخصصان زمان بیشتری جهت فکر کردن روی پاسخها داد یا به منظور تسریع در فرآیند، پس از تکمیل پرسشنامه آنها را جمعآوری کرد.
بازنگری و بیان مجدد پاسخها: تسهیلگر بایستی پاسخهای دریافت شده را بهدقت بررسی کرده و موضوعات و ملاحظات مشترک بین افراد مختلف را شناسایی کند و در نهایت جمعبندی نهایی مستند شده و به متخصصان برگشت داده میشود.
تعمیم و بهکارگیری دادهها و نظرات: بعد از تکرار چرخه فرآیند به میزان کافی، شخص تسهیلگر ویرایش نهایی نتایج را تدوین میکند و نحوه، زمان و مکان بهکارگیری آنها را تشریح میکند.
3-3-3-2-3- روش گروهی مستقل یا ساکت
این روش مشابه روش طوفانفکری است با این تفاوت که به افراد اجازه برقراری ارتباط شفاهی داده نمیشود تا مانع از اثرگذاری ایدهها بر یکدیگر و همچنین ایجاد محدودیت شود.
3-3-3-2-4- مصاحبه
این روش به دو صورت میتواند انجام گیرد، اولی به صورت خیلی ساده و با برگزاری جلسات مشترک با ذینفعان اصلی پروژه و آگاهی از دیدگاههای آنها در ارتباط با ریسک پروژه و دومی به صورت یک ساختار مصاحبه مبتنی بر ساختار شکستکار و یا طبقهبندیهای ریسک و یا ساختار شکستریسک. رویکرد دوم به علت افزایش احتمالی شناسایی ریسک، ارجحیت بیشتری دارد. یک مدیر پروژه خوب باید شناختکافی نسبت به اکثر ریسکهای پیشروی پروژه داشته و همچنین قادر به شناسایی 80-60 درصد ریسکهای قابل پیشبینی از طریق مصاحبههای ساختیافته باشد. از عوامل مؤفقیت یک مصاحبه میتوان به اعتماد، گوشدادن فعال و مطرح نمودن سؤالها به صورت انتخابی اشاره کرد. هر مصاحبه دو پیشنیاز دارد، اول آنکه مصاحبهکننده با تحقیق و فکر درباره موضوع و برنامهکار مصاحبه خودش را آماده سازد. دوم آن که مصاحبهشونده فرصت زمانی کافی جهت بازکردن اطلاعات و پاسخ به سؤالات تحلیلگر یا مدیر را داشته باشد. مراحل اجرایی مصاحبه شامل:
شناسایی و انتخاب افراد مناسب جهت مصاحبه
آمادهسازی افراد جهت مصاحبه
مشخصکردن محدوده مورد نظر
دریافت نظرات و اطلاعات عمومی فرد متخصص
تجزیه و تحلیل کمی و کیفی اطلاعات: در این مرحله به ارزیابی میزان تأثیر بالقوه ریسکهای شناخته شده بر هزینه، زمان و عملکرد پروژه پرداخته میشود.
منابع مورد نیاز جهت استفاده از این تکنیک عبارتند از:
زمان مورد نیاز جهت مصاحبه با افراد خبره و کارفرما
مصاحبه کننده ماهر و آشنا به فنون و قوانین مصاحبه
افراد خبره علاقه مند به انجام مصاحبه
هزینه انجام مصاحبه
3-3-3-2-5- کانون تمرکز
روش کانونتمرکز در واقع، دعوت رسمی از متخصصین داخل و خارج سازمان به منظور برگزاری جلسه پیرامون شناسایی عواملاصلی ریسکبنگاه است. شرکتکنندگان در این جلسات با بحث و بررسی و تحلیل اطلاعات گردآوری شده و در نهایت جمعبندی آنها، عامل اصلی ریسک بنگاه را شناسایی مینمایند. گروه کانونتمرکز شبیه روشدلفی بوده و در واقع به مثابه یک اتاق فکر در سازمان میباشد.
3-3-3-2-6- آنالیز SWOT
معمولاً این روش به منظور برنامهریزی و تهیه استراتژیهای یک شرکت مورد استفاده قرار میگیرد. عمده تفاوت این آنالیز با دیگر آنالیزها، نوع نگاه یا نگرش آن به ریسک است. در واقع آنالیز SWOT ریسک و فرصتها را از منظر کل سازمان نگاه میکند، نه در داخل فضای پروژه. مراحل کاربرد این روش به شرح ذیل است:
شناسایی و انتخاب افراد مناسب جهت آنالیز: افرادی برای اینکار مناسبترند که درک درستی از پروژه و سازمان دارند.
سؤال در مورد نقاط قوت سازمان: نقاط قوت باید از دید مشتریان و دیگر افرادی که سازمان با آنها سر و کار دارد بررسی شود.
سؤال در مورد نقاط ضعف سازمان: در پاسخ به
این سؤالها، پاسخدهنده باید اصل صداقت و خلوص را رعایت نماید. این سؤالها باید بهگونهای طرح شوند که نقاط ضعف سازمان از دیدگاه کارمندان، مشتریان و عموم شناسایی شود.
سؤال در مورد فرصتهای ایجاد شده توسط سازمان: در این مرحله به سؤالهایی مانند: آیا پروژه فرصت پیشرفت دارد ویا آیا این پروژه قابلیت جذب افراد درون سازمان را دارد، پاسخ داده شود.
سؤال در مورد تهدیدهای پیشروی پروژه: این مرحله از اهمیت والایی برخوردار میباشد، زیرا عدم شناسایی این تهدیدها منجر به خسارت دیدن پروژه و در نهایت سازمان میگردد.
3-3-3-3- چک لیستها
استفاده از چکلیستها دو هدف را در پی دارد، اول شناسایی ریسک و دوم برنامهریزی پاسخگویی به آنها. به منظور شناسایی ریسک، چک لیستها، فهرست ریسکهایی را که در پروژههای پیشین شناسایی شدهاند را نشان میدهد و همچنین ریسکهایی را که پیشتر شناسایی نشده بودند، ولی اتفاق افتادهاند را ثبت میکنند. به منظور حصول هدف دوم، پاسخهای بالقوه به ریسکهایی که در پروژههای قبلی مؤثر بودهاند، مورد توجه قرار میگیرد. به منظور تعریف و ارائه مجموعه سؤالات قابل طرح در این روش می توان از ساختار شکستریسک استفاده نمود. استفاده از این روش ( چک لیستها ) امکان فراموش شدن و از قلم افتادن ریسکها را کاهش میدهد.
چک لیستها میتواند بر اساس اهداف محدوده، زمانبندی، بودجه، ارتباط با سایر پروژهها، نیروی انسانی، حمایت و پشتیبانی مدیران ارشد، اثرات سازمانی یا تجاری، فنی و تأمین کنندگان توسط سؤالات طراحی شده، ریسکهای بالقوه را مشخص نماید( ثابت کوشکی نیان، 92).
3-3-3-4- فرمهای کنترلی
استفاده از این روش یکسری مزایا و معایبی دارد. از مزیتهای این روش میتوان ساده و سریع بودن را ذکر کرد. در مقابل معایب این روش هم عبارتند از غیر ممکن بودن تهیه فرمکنترلی کامل از مجموعه ریسکهای شناسایی شده و محدود شدن فرآیند شناسایی ریسک به ریسکهای طبقهبندی شده در این فرمها است. در فرمهای کنترلی، شناسایی ریسک بر اساس سوابق گذشته پروژههای مشابه و دیگر منابع اطلاعاتی صورت میگیرد. قدمهای اصلی فرمهای کنترلی به شرح ذیل میباشد:
بازبینی فرمکنترلی ریسک، جهت حصول اطمینان از تناسب فرم با محیط، فرهنگ و پروژه.
انتخاب گزینههای مناسب فرمهایکنترلی: سؤالات این فرمها باید به گونهای طراحی شود که پاسخدهنده را به منظور انتخاب پاسخ درست راهنمایی نماید.
بازنگری و برقراری ارتباط و پیوند بین افراد و رهنمودهای ایجاد شده در فرمهای کنترلی: فرمهای کنترلی علاوه بر اینکه باید پاسخدهنده را در انتخاب پاسخ درست راهنمایی کند، باید روش بهکارگیری یافتههای این فرمها را نیز نشان دهد. برخی از فرمهای کنترلی پیشرفته شامل پیشنهادات و روند تجزیه و تحلیل و مدیریت ریسکهای شناخته شده نیز میباشد.
3-3-3-5- آنالیز فرضیات
همانطور که میدانیم هر پروژه بر مبنای تعدادی از فروض یا سناریوها تدوین و بسط داده میشود. آنالیزفرضیات روشی است که به منظور بررسی اعتبار فرضیههای به کار گرفته شده، استفاده میشود. این روش به شناسایی ریسکهای ناشی از عدم دقت، ناسازگاری و تکمیل نبودن فرضیهها و همچنین آزمایش فرضیههای پروژه در دو بعد میپردازد. بعد اول عدم ثبات، که بهمعنی تعیین احتمال اشتباه بودن فروض انتخاب شده، است و بعد دوم، حساسیت: یعنی بررسی میزان تأثیر فروض انتخاب شده نادرست بر روی اهداف پروژه. مراحل این روش شامل:
شناسایی شرایط محیطی خاص پروژه بهمنظور کشف آن دسته از ویژگیها و خصوصیت سازمان که نیاز به شفافیت و یکپارچگی برای افراد درگیر در پروژه دارد.
تشخیص ویژگیهای مستعد عدم درک صحیح و ارتباط مناسب
شناسایی و ثبت فرضیههای پروژه: این کار اغلب در فرآیند آغازین پروژه صورت میگیرد.
بررسی دو جنبه عدم ثبات و میزان حساسیت: هر یک از این ابعاد به صورت کیفی مورد ارزیابی قرار میگیرند.
3-3-3-6- روشهای نموداری
نمودارها در صورتی که بهخوبی ترسیم شوند، میتوانند اطلاعات بیشتری در مورد ریسک در اختیار سازمانها قرار دهند و همچنین موجب افزایش میزان آگاهی تیم پروژه میشود.
3-3-3-6-1- نمودار علت و معلول
این نمودار به منظور شناسایی علت و عوامل مختلف ایجاد هر معلول بهکار میرود. دیاگرام علت و معلول بسیار شبیه استخوانهای اصلی و فرعی ماهی است که استخوانهای اصلی نشاندهنده ریسکهای اصلی و استخوانهای فرعی نشاندهنده ریسکهای فرعی میباشد. مراحل بهکارگیری این روش عبارتند از:
تعیین فرضیهای جهت آنالیز
ترسیم ساختار اولیه نمودار
شناسایی علت و معلولها: هدف اصلی این نمودار شناسایی علت اصلی میباشد و سپس نوبت به پرسیدن این سؤال میرسد که علت این علت چه میباشد؟.
3-1- نمودار علت و معلول

این مطلب رو هم توصیه می کنم بخونین:   منابع پایان نامه درموردعام و خاص، روشنفکران

” نمونه ای از یک نمودار علت و معلول یا استخوان ماهی ( PMBIK, 1996 ) “
3-3-3-6-2- نمودار جریان فرآیند
در این نمودار روابط مشترک، وابستگیها و روابط بین عناصر یک فرآیند یا سیستم نمایش داده میشود. مراحل استفاده از این نمودار شامل:
تشخیص روابط بین عناصر فرآیند
مرور روابط جهت تعیین ریسک: همواره بعد از تکمیل یک مرحله از پروژه و شروع مرحله بعدی احتمال ریسک وجود دارد. در نهایت کلیه ریسکهای شناخته شده باید مستندسازی شده و به منظور تجزیه و تحلیل نگهداری شود.
3-2- نمودار جریان فرایند
ادامه بله
خیر

نمودار جریان فرآیند بررسی مدارک ( کمیته استاندارد مؤسسه مدیریت پرو
ژه، 1377، ص 188)
3-3-3-6-3- نمودار میدان نیرو
این نمودار نشاندهنده تأثیرات مثبت و منفی اعم از فشارها و ریسکهای بالقوه و همچنین فرصتهای یک پروژه یا فعالیت میباشد. مراحل استفاده از نمودار میدان نیرو عبارتند از:
ارائه یک تعریف مشخص و واضح از شرایط مطلوب پروژه یا فعالیت
شناسایی تأثیرات مثبت توسط اعضای تیم پروژه
شناسایی تأثیرات منفی
رسم نتایج بر روی نمودار میدان نیرو
3-3- نمودار میدان نیرو
اثرات مثبت

اثرات منفی
3-3-3-7- ساختار شکست ریسک ( RBS )22
ساختار شکستریسک یک ساختار سلسلهمراتبی از ریسکهای بالقوه است که میتواند کمک ارزشمندی به تعیین ریسکهای پیشروی پروژه نماید. در صورت عدم تهیه چنین ساختاری، فرآیند شناسایی ریسک بسیار سخت و غیر منطقی بهنظر میرسد. برای هر پروژه میتوان ساختار شکستریسک خاص خود را تعریف نمود یا این که از ساختارهای شکست ریسک عمومی موجود استفاده کرد. عمدهترین موارد کاربرد و مزایای

دسته‌ها: پایان نامه ها

دیدگاهتان را بنویسید