اصول طراحی فرایندهای سیستم های اطلاعاتی

2-2- اهمیت و نقش طراحی معماری برای سیستم ها

به دلیل اهمیت انعطاف پذیری سازمان ها در برابر فشارهای بیرونی نظیر تغییر ماهیت کسب و کار،تغییر ماموریت ها و ساختارهای سازمانی و تغییرات سریع تکنولوژی نیاز به یک چارچوب و راهنمای مناسب برای طراحی و پیاده سازی سیستم های اطلاعات استراتژیک منعطف که حداکثر سازگاری را با شرایط ذکر شده داشته باشد ضروری بنظر می رشد.بطور خلاصه می توان ضرورت معماری سیستم های اطلاعات استراتژیک را در ظهور سازمان های بزرگ،نیاز به طراحی و توسعه سیستم های اطلاعاتی پیچیده،ظهور سیستم های اطلاعاتی به منظور خاص و انعطاف پذیری سیستم های اطلاعات استراتژیک در برابر فشارهای بیرونی وارد بر سازمان که ناشی از تغییر و تحولات در شیوه کسب و کار ،رقبا،عرضه کنندگان،مشتریان و بطور کلی تمامی تاثیر گذاران به سازمان و تغییرات سریع فناوری اطلاعات ارزیابی کرد.(الهی و همکاران،2004)(23)

 

2-3- طراحی فرایندهای سیستم های اطلاعاتی

فعالیت طراحی فرایندهای سیستم اطلاعاتی بر روی منابع نرم افزاری تمرکز می کند.به طوری که برنامه ها و رویه های به وسیله سیستم اطلاعاتی پیشنهادی (مطلوب) مورد نیاز واقع می شوند.همچنین طراحان بر روی توسعه مشخصات جزیی نرم افزار تمرکز می کنند که باید به وسیله برنامه ریزی بر روی مشتری خریداری یا توسعه یابند.رابط کاربر،مشخصات طراحی داده و نیازمندی عملیاتی در این مرحله توسعه داده می شوند.(لادون[1]،2001)(26)

 

2-3-1-  تعریف فرایند

فرایند به مجموعه مراحل به هم پیوسته کار گفته می شود.(نانسی[2]،1999)(27) به عبارت دیگر فرایند ها اقدامات،عملیات یا رفتارهایی هستند که برای تغییر شکل چیزی اجرا می گردند.برای مثال،از طریق ایجاد تغییر در ظاهر،خواص شیمایی،مکان،موقعیت آن از دیدگاه نرم افزاری فرایندها فعالیت هایی هستند که در نهایت به برنامه های کامپیوتری ختم می شوند.شکل 2 نمایش یک فرایند را بر اساس استاندارد انگلیسی آن نشان می دهد.(آلتر[3]،2000)(28)

نام فرآیند (پردازش)
شناسه فرآیند (شماره)

 

 

 

 

 

 

شکل شماره 2: نمایش استاندارد انگلیسی یک فرایند

 

2-3-2- فرایند های کسب و کار/فرایند های سیستم اطلاعاتی

مجموعه فعالیت هایی هستند که یک یا چند نوع ورودی را به کارگرفته،تعبیر و تفسیر نموده و خروجی را ایجاد می کنند که برای مشتریان ارزشمند و خواستنی است.برای مثال پذیرش درخواست برای وام،پردازش و تصویب یا رد آن نمونه ای از فرایند های کسب و کار یک بانک می باشند.

 

 

2-3-3- رویکرد های طراحی فرایند های سیستم های اطلاعاتی

از نظر یوردون[4] (2002) دو رویکرد عمده برای طراحی فرایندهای سیستم های اطلاعاتی وجود دارد که عبارتند از :

 

الف-رویکرد کیفیت فراگیر[5]

در این رویکرد برای طراحی فرایند های سیستم های اطلاعاتی رعایت معیارهای کیفیت زیر ضروری است که عبارتند از :

1- مربوط بودن [6]:آیا اصلا فرایندی برای تولید محصولات(خروجی ها) توسط سیستم اطلاعاتی کیفیت[7] لازم است؟

2- کامل بودن [8]:آیا فرایند همه آنچه را که باید انجام دهد،انجام می دهد؟

3- صحیح بودن [9]:آیا فرایند با سطح اشتباهات حداقل کار می کند؟

4- ایمن بودن [10]: آیا فرایند تنها توسط پرسنل تحت فرمان فعال می شود؟آیا رمزهای عبور لازم بر روی آن قرار گرفته اند؟چه کسانی باید به آن دسترسی داشته باشند؟

5- بهنگام بودن [11]: آیا دوره زمانی فرایند منطبق با استانداردها و انتظارات می باشد؟

6- اقتصادی بودن[12]: اگر تمام کارهای دیگر متوازن باشند،آیا طراحی فرایند به طور ارزان امکان پذیر است؟

7- کارا بودن [13]: آیا تمام نسبت ها مثلا نسبت صحیح بودن عملکرد فرایند به هزینه انجام شده برای آن به حداکثر خود رسیده اند؟

8- پایا بودن (قابلیت اطمینان):آیا واریانس ها برای بررسی و ارزیابی عملکرد فرایند به حداقل رسیده اند؟

9- کاربردی بودن[14](قابلیت بکارگیری):  آیا یادگیری و درک فرایند آسان است؟

 

ب- رویکرد ساخت یافته [15]

اصول طراحی ساخت یافته نمودارهای جریان داده را به کار می گیرد و مستلزم تغییر شکل از نمودارهای جریان داده فیزیکی[16]  به نمودارهای جریان داده منطقی [17]از طریق حذف تمام فرایندهای فیزیکی از ملاحظات است.توالی ساخت یافته برای تبدیل سیستم جاری(موجود) به مشخصات سیستم پیشنهادی (مطلوب) به ترتیب زیر است:

1- یک نمودار سلسله مراتبی از جاری به یک مجموعه هم سطح از نمودارهای جریان داده فیزیکی از سیستم جاری  تبدیل و ترجمه می شود.

2- این مجموعه از نمودارهای جریان داده فیزیکی تحت تاثیر فرآیندهای فیزیکی و ملاحظات قدیمی پیاده سازی قرار گرفته و در نتیجه یک مجموعه هم سطح از نمودارهای جریان داده منطقی برای سیستم جاری ایجاد می شود.

3- نمودارهای جیران داده منطقی از سیستم جاری به یک مجموعه هم سطح از نمودارهای جریان داده منطقی از سیستم پیشنهادی تبدیل می شوند.

4- ملاحظات اجرایی تازه برای تولید یک مجموعه هم سطح از نمودارهای جریان داده فیزیکی از سیستم پیشنهادی جمع آوری می شوند.

5- این مجموعه آخر از نمودارهی جریان داده به واژه نامه داده [18]تبدیل می شوند.(یوردون[19] و همکاران،2002)(29)

 

 

2-3-4- اصول طراحی فرایندهای سیستم های اطلاعاتی

هارنیگتون[20] (2001) دوازده اصل اساسی را برای طراحی فرایند های سیستم های اطلاعاتی ارائه کرد.که در اینجا به تعداد محدودی از این اصول اشاره می گردد.(30)

1- حذف فرآیند های اضافی[21](جفتی)

به دنبال فرآیندهایی باشید که در آن یک فعالیت مشابه در مکان های متفاوت توسط افراد مختلف و یا هر دو انجام می شود.فرآیند های اضافی هزینه ها را افزایش می دهند. به علاوه چنین اضافه کاری هایی باعث اطلاعات متناقص و مخالفی می شوند.برای حل این مساله پایگاه داده یکپارچه ای ایجاد می شود که حلوی اطلاعات متناقص در فایل های مجزا را می گیرد.برای مثال ممکن است دو برنامه را پیدا کنید که یک وظیفه را انجام می دهند.آنگاه می توانید یک زیر برنامه تکی را برای انجام این وظیفه ایجاد کنید.این زیر برنامه سپس می تواند وقتی که این وظیفه انجام می شود،توسط هر دوی این برنامه ها فراخوانده شود.این موضوع منطق اساسی ایجاد برنامه ریزی شی گرا [22] و تحلیل و طراحی شی گرا [23]  می باشد.

2- حذف فرایندهای فاقد ارزش افزوده:

تفاوت میان درآمد فروش محصولات و هزینه مربوط به خرید مواد اولیه به کار رفته در آن محقصولات را ارزش افزوده می گویند.به عبارت دیگر ارزش افزوده مقدار ارزشی است که در هر فرایند ایجاد و تولید می گردد.از این رو فرایندها و فعالیت های فرایندی باید دارای ارزش افزوده باشند.یک فرایند دارای ارزش افزوده فرآیندی است که به طور واضح و مشخص ارزشی همچون کیفیت را به خروجی سیستم های اطلاعاتی اضافه می کند.

برای شناسایی فرایند های دارای ارزش افزوده می توان سوالات زیر را از هر فرآیند مطرح کرد.

الف- آیا این فرآیند می تواند بدون این که اثر زیان آوری بر روی خروجی داشته باشد حذف شود؟

ب- آیا کاربران نهایی پول یا چیزی را برای انجام این فرآیند ها پرداخت می کنند؟

در این زمینه فعالیت هایی هستند که فرآیند های آنها خوب طراحی شده اند در نتیجه به دنبال فرایندهایی باشید که ماهیت محصول فیزیکی و یا اطلاعاتی را اصلاح یا تعدیل نمی کنند این فرآیند ها اغلب شامل فعالیت های سازمانی همچون moving،waiting،set up،storing و یا انجام چند باره یک کار می‌باشند.همچنین به دنبال فعالیت های کنترلی سازمانی زایدی همچون Logging،Control،Routing Slips باشند.چنبن فعالیت های زایدی چک لیستی را فراهم می کنند که از طریق آن می توانید نمودارهای جریان داده را برای تشخیص فرآیندهایی که دارای ارزش افزوده نیستند،تجزیه و تحلیل کنید.

 

1- ساده سازی فرایند ها:

با ساده سازی فرایندها،یادگیری آنها آسان تر شده و اشتباهات کمتری ایجاد می شود.از دیدگاه نرم افزاری با ساده سازی فرایند ها تغییر و نگهداری ماژول ها آسان تر می شود.شش حالت برای جستجوی زمان های انجام ساده سازی فرآیند ها وجود دارد.

الف:وظایف اضافی یا جزء به جزء شده

این وظایف یا باید ترکیب و یا حذف شوند.برای مثال فرض کنید،سه ماژول پیوسته برنامه ای مجزا وجود دارد که سه بخش یک گزارش خرید را می نویسند.این ماژول ها را به یک ماژول پیوسته ترکیب کنید تا یک گزارش واحد ایجاد شود.

ب- جریان های پیچیده یا تراکم زیاد

این کار مثل مسدود شدن کلسترول در جریان خون عمل خواهد کرد.تغییر توالی وظایف،جدا سازی وظایف،متعادل کردن فشار کاری همگی وظایفی هستند که تقریبا برای ساده سازی فرآیند ها به کار می روند.

ج- فعالیت های مشابه

آنها را ترکیب کنید،مخصوصا اگر آنها فعالیت های متوالی در یک جریان متوالی هستند.

د- کنترل بیش از حد بدون هیچ عمل اصلاحی

کنترل وظایف را حذف کرده یا کاهش دهید.

ه- داده های بدون استفاده

آنها را حذف کنید

و- گزارش های غیر استاندارد

آنها را استاندارد کنید.

 

2- کاهش دوره زمانی فرآیند[24]

دوره زمانی به مدت زمانی اشاره دارد که صرف می شود تا یک فرآیند از آغاز تا پایان تکمیل شود.امروز رقابت فقط بر روی هزینه و کیفیت متمرکز نیست بلکه بر روی زمان نیز تمرکز دارد.زمان به عنوان یک عنصر اساسی که مزایای رقابتی ارائه می کند،شناسایی شده و کاهش دوره زمانی یک هدف تجاری مهم است.استفاده از سیستم های اطلاعاتی برای حذف یا ترکیب عملیات های تولیدی یا بازرسی یک نمونه از آن است.(توربان[25]،2002)(31)

شش تکنیک برای کاهش زمان صرف شده برای انجام وظایف وجود دارد که عبارتند از :

الف-تبدیل فعالیت های متوالی به موازی

دو وظیفه که در یک زمان انجام می شوند تا زمان کمتری را نسبت به دو وظیفه ای که یکی بعد از دیگری انجام می شود،می گیرند.برای مثال به شکل 3 توجه کنید،قسمت A  یک شکل دو وظیفه متوالی[26] را نشان می دهد.وظیقه دوم تا زمان تکمیل وظیفه اول نمی تواند آغاز شود.به هر حال،فرض کنید که یک فرم دو بخشی از جریان داده Customer Order و Credite Check فرستاده می شود.حالا این فرآیندها در قسمت B شکل متوازی[27] هستند و زمان دوره ای فرآیند کاهش یافته است.

 

 

                            a

Customer

 

 

3.1
Verlly Order
3.2
Check credit
Customer order
3.1
Verlly Order
3.2
Check credit
a

customer

Customer order(copy)
Customer order(copy)
b
Verified order

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

شکل شماره 3:تبدیل فرآیند های متوالی به موازی

 

ب- تغییر توالی فعالیت ها :

تغییر فعالیت ها باعث کاهش مدیریت فیزیکی فرآیند ها می شود.برای مثال به شکل شماره 4 توجه کنید.آنچنان که قسمت A این شکل نشان می دهد خروجی فرآیند از Building A به Building B فرستاده می شود.سپس خروجی فرآیند 2 از Building B برای تکمیل مجدد به فرآیند 3 در Building A بر می گردد.در این حالت شاهد یکسری رفت و برگشت های اضافی هستیم.حالا توالی فعالیت ها تغییر داده شوند به طوری که ابتدا فعالیت های 1و 2 در Building A انجام می شوند.این مطلب در قسمت B نشان داده شده است.

حالا زمان دوره ای فرآیند کاهش یافته زیرا مدیریت و کنترل فیزیکی فعالیت ها حداقل شده است.

 

Building A
Building B
1
2
3
Building A
Building B
1
2
3
a
b

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

شکل شماره 4 :تغییر توالی فعالیت ها

 

ج- از حالت اضافی(جفتی) خارج کردن [28]

بعضی از مواقع فرآیند ها نمی توانند به صورت موازی انجام شوند بلکه باید به صورت متوالی باشند.در این وضعیت بهتر است که فرآیندها را از حالت جفتی خارج کنیم.از حالت مضاعف(جفتی) خارج کردن به این معنی است که هر فرآیندی می تواند با سرعت خاص انجام شود و هرگز لازم نیست که تحت تاثیر سرعت های مختلف سایر فرآیندها قرار گیرد.فرآیند ها از حالت مضاعف(جفتی )خارج شده،موجب کاهش وابستگی یک فرآیند به فرآیند دیگر می شوند.

Edit order
3.6
Sulp product
a
3.5
Edit order
Edit
Order
3.6
Sulp product
 
DI
Pending order file
Edit
Order
 
3.5
Edit order
b

برای مثال به قسمت a شکل شماره 5 توجه کنید.کنترل های ویرایش سفارش مشتری Customer Order باید قبل از ارسال کالا به مشتری تکمیل شوند.در چنین مواردی فرآیند ها از یک پردازش به پردازش دیگر از حالت مضاعف(جفتی) خارج شوند.این موضوع در قسمت b  شکل نشان داده شده است. در اینجا خروجی فرآیند Edit Order به طور مستقیم به فرآیند Ship Product ارسال نمی شو،بلکه به انبار داده دخیره یا فایل ضربه گیر Pending order ارسال می گردد.حالا فرایند Ship Product می تواند از یک فایل ذخیره با سرعت خودش و در زمان مثل تعطیلات کشیده شود.فایل های موقت وسیله های واسطه خوبی برای از حالت جفتی خارج کردن فرآیندهای متوالی هستند.

شکل شماره 5:از خالت جفتی خارج کردن فرآیندهای متوالی

 

د- کاهش وقفه ها یا انقطاع در کار:این موضوع مخصوصا با عملیات های ثبت داده مرتبط است.عملیات های

ثبت باید در مکان های ساکن قرار گیرند.این مکان های دارای حداقل ترافیک و از هم گسیختگی های محیطی هستند.

ه- کاهش گردش خروجی ها:

در این زمینه گردش الکترونیک خروجی ها بر گردش فیزیکی به سوی گزارش های کاغذی ترجیح دارد.

و-منظم کردن اولویت ها:

در این زمینه بعضی از فرایند ها و وظایف فرایندی بسیار مهمتر از بقیه هستند.بعضی از تراکنش ها نیاز است سریع تر از دیگران انجام شوند.

1- ساده سازی زبان:

این موضوع به عملیاتی کردن رویه ها طراحی صفحه نمایش دو طرفه یا واکنشی مربوط است.ساده سازی زبان عدم یکنواختی را کاهش می دهد(افزایش پایائی) و زمان های یادگیری را کاهش می دهد(افزایش قابلیت بکارگیری).در این زمان می توان از اختصارات و مخفف ها استفاده کرد.

2- استاندارد کردن فرایندها:

در جستجوی فعالیت و الگوریتم های مشابه باشید و آنها را استاندارد کنید.جایابی صفحه نمایش دو طرفه یا واکنشی یکی از این مثال ها هستند.استاندارد کردن ماژول های نرم افزاری این اجازه را می دهد که از مزایای قابلیت استفاده مجدد کدها بهره مند شد.(هارینگتون،2001)(30)

[1] Laudon

[2] Nancy

[3] Alter

[4] Yourdon

[5] Total Quality Approuch

[6] Relevancy

[7] Quality information systems) QIS(

[8] Completeness

[9] Correctness

[10] Security

[11] timeliness

[12] Economy

[13] Efficiency

[14] Useability

[15] Struchrred Approuch

[16] Physical Data Flow Diagram

[17] Logical Data low Diagram

[18] data Dictionary

[19] Yourdon

[20] Harrnigton

[21] Eliminate Duplicate Processes

[22] Object-Oriented Programming OOP

[23] Object-Orient Analysis and Design OOAD

[24] Reduse Process Cycle Time

[25] Turban

[26] Sequence

[27] Parallel

[28] Decoupling

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *